कॉलेज की फ़ाइलों को इस तरह रखें कि सही ड्राफ्ट, जमा की गई कॉपी और बैकअप समय पर मिल जाएँ।
हर सेमेस्टर और विषय का अलग फोल्डर बनाएँ
मान लो सोमवार को इतिहास का असाइनमेंट देना है। ‘इतिहास’ फोल्डर के अंदर ‘नोट्स’, ‘असाइनमेंट’ और ‘जमा किया’ नाम के तीन फोल्डर रखो। सवालों की शीट और अपना ड्राफ्ट ‘असाइनमेंट’ में रखो। जिस PDF को शिक्षक को भेजा है, उसकी कॉपी और रसीद ‘जमा किया’ में रखो।
ऐसा नाम दें जिसे सर्च में ढूँढ सकें
final-new.docx की जगह ‘इतिहास-असाइनमेंट-ड्राफ्ट.docx’ लिखो। भेजी हुई PDF का नाम ‘इतिहास-असाइनमेंट-जमा.pdf’ रखो, अगर शिक्षक ने कोई दूसरा नाम तय न किया हो। दोबारा भेजो तो नई कॉपी के नाम में तारीख़ जोड़ो और दोनों रसीदें रखो। साझा दस्तावेज़ में पुराना बदलाव ढूँढने के लिए वर्ज़न हिस्ट्री देखो।
साझा फोल्डर में पहुँच तय करें
सबसे ऊपर छोटा नोट रखें जिसमें फोल्डर का ज़िम्मेदार सदस्य, डेडलाइन और मुख्य ड्राफ्ट की जगह लिखी हो। काम करने वालों को एडिट की अनुमति दें और केवल पढ़ने वाले समीक्षकों को व्यू एक्सेस दें। शिक्षक को लिंक भेजने से पहले उसे प्राइवेट विंडो में खोलकर जाँचें या किसी साथी से उसी अनुमति के साथ खुलवाएँ। आईडी स्कैन और ग्रेड रिपोर्ट निजी फोल्डर में रखें।
बैकअप से फ़ाइल वापस लाने की प्रैक्टिस करें
मान लो असाइनमेंट से एक पैराग्राफ गलती से मिट गया। पहले वर्ज़न हिस्ट्री में कल की कॉपी देखो। पूरी फ़ाइल गायब है तो ट्रैश देखो। किसी ज़रूरी असाइनमेंट की एक अलग कॉपी पेन ड्राइव या अपने निजी अकाउंट में रखो और जाँच लो कि वह खुलती है। सिंक वाले फोल्डर से फ़ाइल हटाने पर वह दूसरे डिवाइस से भी हट सकती है।
हर हफ़्ते दस मिनट दें
Downloads से ज़रूरी फ़ाइलें सही फोल्डर में ले जाएँ, स्कैन का नाम बदलें और आने वाली डेडलाइन देखें। कॉलेज या सफ़र में जिन फ़ाइलों की ज़रूरत होगी, उन्हें ऑफ़लाइन खोलकर देखें। असाइनमेंट जमा होने पर उसकी रसीद रखें और विषय का कोड सर्च करके सबमिट की गई कॉपी ढूँढें।
सेमेस्टर के अंत में अपना काम सुरक्षित रखें
कॉलेज अकाउंट बंद होने से पहले वही सामग्री एक्सपोर्ट करें जिसे रखने की अनुमति है। अपने निजी अकाउंट या ड्राइव से फ़ाइल खोलकर देखें। पोर्टफोलियो के काम आने वाले प्रोजेक्ट का विवरण और अंतिम फ़ाइल साथ रखें। पुराने साझा फोल्डर की पहुँच की समीक्षा करें, खासकर जहाँ निजी जानकारी हो।
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